GTD und Zero-Inbox

Zur Info vorab: Ich arbeite mit diversen E-Mail-Anbietern. Dazu gehören sowohl one.com als auch Posteo und weitere. Für die Abwicklung von GTD nutze ich Nirvana.

Viele Informationen laden bei mir als E-Mail. Sie müssen in mein GTD-System, damit ich sie weiterverarbeiten kann. Dafür bietet Nirvana eine einfache Möglichkeit der Übertragung: Sie können einfach per E-Mail weitergesendet werden. Die Adresse habe ich in meinem Adressbuch abgespeichert. Danach befinden sie sich im Eingangskorb von Nirvana und können zu eigenständigen Projekten gewandelt werden oder als Schritt einem bestehenden Projekt zugeordnet werden.

Der Nebenbei-Effekt ist, dass der E-Mail-Text gleich als Notiz bei dem Projekt oder dem Schritt erhalten bleibt.

Wie werden die Informationen bei GTD verarbeitet?

Das Verfahren ist denkbar einfach; Informationen, die in unser Leben treten müssen verarbeitet werden. GTD bietet hierzu einen Filter, den diese Informationen (im Kopf) durchlaufen. Er lässt sich ganz einfach darstellen:

 

Etwas ausführlicher stellt es das nachfolgende Mindmap dar. Wobei dieses schon den gesamten GTD-Prozess incl. der späteren Ausführung aufzeigt. Zu den einzelnen Schritten kommen wir dann noch.

 

Quelle: Von René Weber – selbst erstellt, CC BY-SA 3.0, Link

Arbeitsorganisation, Selbstmanagement, GTD

Seit vielen Jahren beschäftige ich mich mit dem Thema Arbeitsorganisation. In all den Jahren wurde ich beruflich damit konfrontiert, viele Aufgaben gleichzeitig bewältigen zu müssen. So bin ich irgendwann auch auf die Methode „Getting Things Done“ (GTD) von David Allen gestoßen. Das Gute daran ist, dass alle Aufgaben und alle zu der jeweiligen Aufgabe zugehörigen Schritte in einem zuverlässigen System aufgezeichnet werden und damit erst einmal aus dem Kopf raus sind.

Zwei Grundsätze, die sich sehr einfach lesen, prägen das System:

  1. Sammle alle Tätigkeiten, die erledigt werden müssen, in einem logischen und vertrauenswürdigen System außerhalb deines Kopfes.
  2. Entscheide diszipliniert über jeglichen Input, den du in dein Leben lässt, damit du immer weißt, was der nächste Schritt ist.

So leicht durchzuhalten und danach auch zu verwalten, sind sie dann doch nicht. Aber das ist weniger eine Frage des Systems, als vielmehr eine Frage der Disziplin.

 

Eine weitere Frage, die geklärt werden muss ist die des richtigen Hilfsmittels; es gibt sowohl die Möglichkeit, das Verfahren mittels Papier, also auch mittels Software abzuwickeln. Bei Letzterem gibt es, wie man sich vorstellen kann, eine Vielzahl von Lösungen im Netz. Sie alle haben verschiedene Ausprägungen, sind unterschiedlich teuer, sprechen einen an oder lassen einen ratlos zurück.

 

In den nächsten Artikeln werde ich mich aber zuerst einmal der Methode selbst widmen, bevor ich dann auf einzelne Lösungsansätze eingehe.